08.12.2016
Предпосылками для создания и реализации проекта явилась потребность компании Efes Rus в эффективном инструменте, с помощью которого можно формализовать процедуры планирования и принятия решений по предоставлению сотрудникам отпусков.
Созданное решение автоматизирует процессы планирования отпуска на этапе формирования графика отпусков, а также его изменения в течение года. Сотрудник, в удобном интерфейсе, самостоятельно создает заявку, в которую вводит периоды своих отпусков, и отправляет ее своему руководителю на согласование. Если у сотрудника нет доступа к SAP, заявку от его лица могут создать руководитель или специалист кадровой службы на местах, при этом согласие сотрудника фиксируется подписью в заявлении и приказе. При создании и согласовании заявки сотрудники и их руководители видят календарь всего отдела, что позволяет им принять правильное решение при выборе дат и согласовании периодов отпусков. Интерфейс содержит заложенные в его логику механизмы проверки: например, при планировании, сотрудник должен обязательно отразить в системе непрерывную часть ежегодного отпуска продолжительностью не менее 14 календарных дней, что позволяет формировать график отпусков в соответствии с ТК автоматически.
За технологическую основу решения был взят стандартный функционал модуля SAP Leave Request. Сами интерфейсы создания и согласования заявок на отпуск реализованы на технологии SAPUI5. Во время выполнения проекта отдельное внимание было уделено автоматическому формированию приказов и заявлений на отпуск. Теперь после согласования заявки, система автоматически отправляет приказ на почту сотрудника, а ответственный специалист получает задачу забрать подписанный приказ.
Благодаря слаженной работе команды консультантов, состоящей из специалистов компании Efes Rus и MOLGA Consulting, реализованный функционал успешно запущен во всех филиалах компании. По окончанию работ были полностью автоматизированы процессы планирования, согласования, предоставления и мониторинга отпусков сотрудников компании. Это позволило вести наглядный учет и сокращать сотрудникам накопленные отпуска, а также значительно снизило нагрузку HR-специалистов. Теперь руководитель может полностью контролировать процесс согласования заявок и мониторинга, получая из системы удобные отчёты и инструменты для контроля планирования и использования отпусков. Очевидные преимущества внедренного решения - минимум действий в системе при планировании, максимально быстрое согласование, полный учёт документов и контроль процесса.
Артем Фомичев, менеджер по взаимодействию с клиентами, разработке и внедрению бизнес- решений: «Уже в первые месяцы продуктивной работы системы стало очевидно, что поставленные руководством компании цели по снижению баланса отпусков сотрудников с новым решением будут выполнены. Кроме того, внедрение данного решения в комплексе с другими мерами позволили оптимизировать работу Единого кадрового расчетного центра. Сотрудники получили простой и удобный сервис самообслуживания, руководители - оперативный доступ к необходимым отчетам по отпускам подчиненных для принятия управленческих решений. Использование в основе стандартного решения SAP позволит в будущем без проблем поддерживать и развивать внедренный функционал».
«Хотелось бы поблагодарить участников данного проекта за хороший результат. Успех проекта определился уже на этапе проектирования. Совместно с командой Efes Rus нами была проделана огромная работа по формализации процессов, которые затем были автоматизированы в системе. При этом мы никогда не забывали о необходимости создания удобного интерфейса, снижения нагрузки на кадровую службу, вовлечения в процесс сотрудников и руководителей, контроля процессов и сокращения лимитов. Хорошая предпроектная подготовка и привлечение профессиональной команды позволили нам получить результат, который оправдал ожидания заказчика», – комментирует Дмитрий Королев, руководитель проектов MOLGA Consulting.
